Chi è il Procurement Manager

Il Procurement Manager in ambito HORECA è il professionista responsabile della gestione degli acquisti in strutture come hotel, ristoranti, resort, catene food retail o aziende di catering. Il suo ruolo è strategico per garantire l’approvvigionamento puntuale di prodotti, materie prime e servizi, ottimizzando i costi, assicurando la qualità e mantenendo la continuità operativa.

Con competenze gestionali, analitiche e negoziali, questa figura presidia l’intero ciclo di approvvigionamento, contribuendo in modo diretto all’efficienza e alla redditività dell’attività.

Le sue responsabilità principali includono:

• Pianificazione degli acquisti e gestione del fabbisogno.

• Selezione e negoziazione con i fornitori.

• Controllo qualità e monitoraggio delle performance di acquisto.

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Pianificazione degli acquisti e gestione del fabbisogno

Il Procurement Manager pianifica gli approvvigionamenti sulla base delle esigenze operative e delle previsioni di consumo, con l’obiettivo di evitare sprechi, rotture di stock o sovraccarichi di magazzino. Tra le sue principali attività rientrano:

• Analisi del fabbisogno: raccoglie i dati dai vari reparti (cucina, sala, housekeeping, manutenzione) per prevedere con precisione le necessità d'acquisto.

• Pianificazione degli ordini: struttura un calendario di acquisti coordinato con i flussi operativi e la stagionalità dell’attività.

• Gestione delle scorte: monitora i livelli di magazzino per garantire continuità operativa e ridurre il food cost.

• Coordinamento con i reparti operativi: mantiene un dialogo costante con i responsabili di reparto per allineare le forniture alle reali esigenze.

• Ottimizzazione dei volumi: valuta lotti, tempi e modalità di consegna per migliorare la logistica interna.

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Selezione e negoziazione con i fornitori

Uno degli aspetti più rilevanti del ruolo del Procurement Manager è la gestione delle relazioni con i fornitori. Questa figura assicura che ogni partner commerciale sia affidabile, in linea con gli standard qualitativi e competitivo dal punto di vista economico. Le sue mansioni includono:

• Ricerca e selezione dei fornitori: individua nuovi partner in grado di offrire qualità, continuità e condizioni vantaggiose.

• Valutazione delle offerte: analizza preventivi, listini e termini di consegna per individuare le soluzioni più adatte.

• Negoziati contrattuali: definisce condizioni di fornitura, prezzi, tempi di consegna e termini di pagamento.

• Gestione dei rapporti commerciali: mantiene relazioni solide e strategiche, promuovendo la collaborazione e la trasparenza.

• Mitigazione del rischio: diversifica i fornitori per ridurre la dipendenza da singole fonti e garantire continuità anche in caso di imprevisti.

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Controllo qualità e monitoraggio delle performance di acquisto

Il Procurement Manager non si limita a effettuare ordini, ma verifica che ogni fornitura rispetti gli standard qualitativi, le tempistiche e gli accordi pattuiti. In questo modo contribuisce a garantire la qualità del servizio finale e la soddisfazione del cliente. Le attività principali comprendono:

• Verifica della conformità delle forniture: controlla che le materie prime e i prodotti ricevuti rispettino le specifiche richieste.

• Monitoraggio delle performance dei fornitori: valuta puntualità, qualità, affidabilità e reattività alle richieste.

• Gestione dei reclami e delle non conformità: interviene in caso di difformità tra ordine e consegna, risolvendo tempestivamente le criticità.

• Reportistica e analisi dati: elabora report periodici per analizzare costi, volumi e performance d’acquisto.

• Collaborazione con qualità e logistica: lavora in sinergia con i responsabili del controllo qualità e del magazzino per garantire un processo integrato.

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Conclusione

Il Procurement Manager è una figura chiave nel settore HoReCa, dove l’efficienza dell’approvvigionamento impatta direttamente sulla qualità del servizio e sulla sostenibilità economica. Grazie a competenze gestionali, capacità negoziali e attenzione al dettaglio, questo professionista contribuisce a costruire un sistema di acquisti solido, flessibile e orientato alla qualità. Un alleato strategico per strutture ricettive e ristorative che puntano all’eccellenza.